規(guī)范公文寫作。

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規(guī)范公文寫作 篇1

格式如下：

主 標 題（二號方正小標宋）

副標題（三號楷體居中）匯報單位（三號楷體居中）匯報日期（三號楷體居中）

正文（三號仿宋，行距28磅，數(shù)字Times New Roman字體）………………………………………………………………

一級標題（三號黑體）正文……………………..二級標題（三號楷體）正文……………………..三級標題（三號仿宋加粗）正文……………………

頁面設置：上空3.9厘米，下空3.3厘米，左空2.8厘米，右空2.8厘米

頁碼：4號阿拉伯數(shù)字，左右各放一條一字線，單頁碼居右，雙頁碼居左。

規(guī)范公文寫作 篇2

各類公文格式和寫作范例 令

（一）令的寫作格式

命令（或令，下同）是國家行政機關及其領導人發(fā)布的帶有強制性、領導性、指揮性要求的公文文種。主要用于發(fā)布重要的行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大的強制性的行政措施，任免、獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定等。

從性質和內容上劃分，命令大體可分為:

①發(fā)布性命令。是國家權力機關、行政機關和國家領導人發(fā)布法律、法規(guī)或重大行政措施的指令性公文。發(fā)布性命令一般由發(fā)布性命令正文和發(fā)布性命令附件組成。附件為所發(fā)布的法律、法規(guī)或重大行政措施。

②行政令（指揮令）。主要用于國家行政機關及領導人頒布行政規(guī)章或重大行政措施。發(fā)布行政令的國家機關及其領導人必須是憲法和法律賦予其職權的特殊的法定作者。除此之外，負有特殊使命的機構，經政府授權，也可適用此文種。

③任免令。主要是用于任命或免去（撤銷）機關、單位、組織有關人員職務的公文。

④嘉獎令。是國家行政機關嘉獎作出突出貢獻的機關領導、人員的公文。

（二）令的寫作范例 瀘州市人民政府令 的方針、政策問題，對于重大的工作任務問題，就使用決議或決定；而對于貫徹方針、政策所作的工作部署，對下級機關闡明工作活動的指導原則，則使用指示。

常見的指示包括指示的因由，指示的內容，對下級執(zhí)行指示提出的要求等內容。

（二）指示的寫作范例 中共中央、國務院關于認真做好 防御特大洪水的緊急指示（1983年7月30日）

今年我國氣候異常。進入7月以來，長江中下游地區(qū)接連發(fā)生大水，一些地方已超過1954年的特大洪水的最高水位。沿江廣大軍民，在當?shù)攸h委、政府和軍區(qū)領導下，積極投入抗洪搶險，全力以赴，日夜奮戰(zhàn)，目前已取得很大勝利。中共中央、國務院特向參加這一斗爭的廣大干部和群眾，向解放軍指戰(zhàn)員，表示親切的慰問，希望再接再厲，奪取全勝。

一、當前長江洪水險情未過，黃河、淮河、海河和松花江、遼河都進入大汛時期，珠江流域仍有發(fā)生洪水和臺風災害的可能。據氣象部門分析，對此必須有高度警惕，中共中央、國務院要求各省、市、自治區(qū)都要做好防御特大洪水的充分準備，認真檢查落實各項防范措施，做到有備無患，力爭在發(fā)生不可抗御的特大洪水時，盡可能減少損失。

二、根據我國目前大江河防洪工程的能力，如遇特大洪水，為了保全大局，減少損失，需要在一些地方有計劃地采取分洪、蓄洪

和傳達重要情況的“通報”不同，它具有高度的莊嚴性和權威性。

公告分發(fā)布性公告、告知性公告、關涉國內外有關方面的公告。

公告包括標題、正文、簽署和日期等。

（1）標題

①發(fā)文機關加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務院關于宋慶齡副委員長病情的公告》；②發(fā)文機關名稱加文種，如《中華人民共和國國務院公告》；③事由加文種，前加“關于”； ④只寫“公告”。

（2）正文

直述公告緣由，宣布事項。內容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執(zhí)行要求。

（3）簽署

寫明公告發(fā)布機關全稱。公告標題系發(fā)文機關名稱加文種的，也可不寫公告發(fā)布機關名稱。

（4）日期

公告的年月日一般標在簽署下一行。

（二）公告的寫作范例

中華人民共和國最高人民法院公告

《最高人民法院關于如何處理農村五保對象遺產問題的批復》已于2000年6月30日由最高人民法院審判委員會第1121次會議通過?，F(xiàn)予公布，自2000年8月3日起施行。

2000年7月25日

第五屆全國人民代表大會第五次會議決定：恢復《義勇軍進行曲》為中華人民共和國國歌，撤銷本屆全國人民代表大會第一次會議1978年3月5日通過關于中華人民共和國國歌的決定。

第三條 成都市建筑業(yè)管理局負責全市建筑施工現(xiàn)場的統(tǒng)一監(jiān)督管理。各區(qū)(市)縣建委負責。

……

第三十七條 本規(guī)定具體應用中的問題，由成都市人民政府負責解釋。

第三十八條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。成都市人民政府制定并于1996年3月6日發(fā)布的《成都市建筑施工現(xiàn)場監(jiān)督管理規(guī)定》同時廢止。

四川省電力工業(yè)局既是寶珠寺水電站工程的業(yè)主，又是工程主管部門。按照國家有關基本建設“誰投資，誰受益”，的原則，四川省電力工業(yè)局擁有寶珠寺水電站工程（包括水庫）的管理權和開發(fā)權，寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業(yè)局領導，是寶珠寺水電站工程管理和開發(fā)的直接主體。盡管如此，為支持庫區(qū)移民發(fā)展生產，根據《四川省大型水電工程建設征地補償和移民安置辦法》第三十條“大型電站形成后的水面和消落區(qū)，在服從工程管理機構的統(tǒng)一指揮、管理、調度和保證工程安全的前提下，由當?shù)乜h級以上人民政府統(tǒng)籌組織移民優(yōu)先開發(fā)利用”和水利電力部頒發(fā)的《水利水電工程管理條例》第二十三條“開展綜合經營事業(yè)，應由工程管理單位統(tǒng)一規(guī)劃。可由工程管理單位自營，也可以與有關單位簽訂經濟合同，進行協(xié)作或聯(lián)合經營，應注意有關社隊利益，搞好團結和生產”的精神，我局原則同意當?shù)乜h級以上人民政府統(tǒng)籌組織庫區(qū)移民對寶珠寺水電站庫區(qū)進行適當開發(fā)，但任何開發(fā)活動必須服從寶珠寺水電廠的統(tǒng)一規(guī)劃，并與寶珠寺水電廠簽訂有關經濟、安全、責任方面的協(xié)議。

二、根據國務院頒發(fā)的《水庫大壩安全管理條例》第十條“興建大壩時，建設單位應當按照批準的設計，提請縣級以上人民政府依照國家規(guī)定劃定管理和保護范圍”的規(guī)定，寶珠寺水電站應劃定管理和保護范圍。但寶珠寺水電站首臺機組剛投產，大壩未全部建成，大壩管理和保護范圍尚未劃定，依照批準設計和國家有關規(guī)定，大壩上游3-5公里，以及整個庫區(qū)征地線以下，屬大壩管理和保護范圍。

決定

（一）決定的寫作格式

決定是黨政機關及其他部門對某些重大問題或重要事項，經過一定會議討論研究表決通過后要求貫徹執(zhí)行的文體。決定除會議作出外，也可以由領導機關制發(fā)。

決定一般由標題和日期、正文、結尾三個部分組成。

（1）標題和日期

決定的標題要完整地寫出發(fā)文機關、決定事由和文種三項內容。在決定事由前一般以“關于”連結。決定的日期即會議通過或領導簽發(fā)此項決定的日期。它寫在標題之下，外用括號。重大法規(guī)性的決定，還需注明通過該決定的機關、日期和生效日期。文末不再注明。

（2）正文

決定的主體部分也就是正文。其篇幅長短，由內容多少決定。一個篇幅較長的決定，其內容通常包括兩層意思：一層是說明形勢和有關情況，作出決定的目的與意義；另一層是說明決定的具體事項，落實決定的政策、措施和要求等等。

篇幅較長的決定，正文在結構上可分為開頭、主體、結語三部分。

開頭。這一部分一般用一個自然段落，用“特決定如下”或“特做如下決定”與主體部分銜接。“開頭”主要用以說明目前形勢，分析或闡述做此決定的原因目的及意義。其語言要求簡潔、概括性強。

3鞏固和發(fā)展團結穩(wěn)定的大局，實現(xiàn)共同富裕，具有十分重要的經濟意義和政治意義。為此，特決定如下：

一、提高認識，加強領導，把加快發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)作為中西部地區(qū)經濟工作的一個戰(zhàn)略重點（內容略）

二、實行適應中西部地區(qū)經濟發(fā)展要求的產業(yè)政策(略)

三、提倡不同組織形式的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)共同發(fā)展(略)

四、鼓勵和支持各類人才走上開發(fā)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經濟的主戰(zhàn)場(略)

五、走因地制宜、合理布局、集中連片發(fā)展路子(略)

六、積極在中西部地區(qū)培育和發(fā)展市場體系(略)

七、多渠道增加中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的資金投入(略)

八、抓住機遇，推進東西橫向經濟聯(lián)合和城鄉(xiāng)聯(lián)合(略)

九、各有關部門通力合作，為促進中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)上新臺階作出貢獻(略)

此件發(fā)至省(市)及中央各部委

5繼續(xù)做好公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收工作意見的通知》（國辦發(fā)[2000]2號）精神，繼續(xù)做好公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收工作。特通知如下：

一、各級交通主管部門要清醒地認識到交通規(guī)費征收工作對交通基礎建設的重要性、必要性乃至于對河南經濟建設產生的重大影響，切實加強對公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收工作的領導，積極主動與當?shù)刎斦?、公安等部門取得聯(lián)系，密切協(xié)作，及時解決征收工作中出現(xiàn)的問題，維護正常的征費秩序，為交通基礎設施建設籌集更多的資金。

二、各繳費義務人要嚴格按國家和省現(xiàn)行征繳政策、辦法和標準，自覺到當?shù)卣骰鼨C構繳納各項交通規(guī)費。對目前社會上仍然存在偷、逃、漏、欠規(guī)費的行為，各級交通規(guī)費征稽機構和人員將繼續(xù)進行稽查、追繳并依法收取滯納金和罰款，對故意妨礙征繳人員執(zhí)行公務的，要依法嚴肅查處，情節(jié)嚴重的，移交司法機關追究刑事責任。

三、各級交通規(guī)費征稽機構要認真學習、領會和堅決貫徹執(zhí)行全國人大、國務院以及交通部、財政部等國家有關部委法規(guī)、文件，以及《河南省人民政府關于加強公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收工作的通告》，加強領導、加強宣傳、穩(wěn)定思想、穩(wěn)定隊伍，充分認識稅費改革的重大意義，以國家利益為重，顧全大局，堅守崗位，恪盡職守，照章收費，只要交通和車輛稅費改革方案還沒有正式開始實施，就要堅決做到公路養(yǎng)路費等交通規(guī)費征收稽查工作有條不紊進行。

規(guī)定

（一）規(guī)定的寫作格式

規(guī)定是企業(yè)機關或部門對于某項工作或活動作出原則性的規(guī)范或約束的一種常用文體。規(guī)定是一種法規(guī)性文件，用以制定某項工作的實施細則或具體管理措施，屬于下行公文。

規(guī)定由標題、日期、主送單位、正文、發(fā)文單位幾部分構成。

（1）標題

與大多數(shù)公文的標題寫法相同，由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成。如《××市人民政府關于組織職工技術比賽的規(guī)定》。

（2）發(fā)文日期

可以放在標題的下面，也可以置于正文之后。經一定會議批準的重要規(guī)定，日期在標題之下；基層單位和機關制定的，日期寫在正文之后。

（3）主送機關

普發(fā)性規(guī)定，通常不寫主送機關，而且常采取“通知”轉發(fā)的形式。如《中共××市委辦公廳關于印發(fā)督促檢查、信息、文件處理工作三個暫行規(guī)定的通知》。

只在某些范圍內實行的規(guī)定，可以按一般文件的格式注明主送機關。

（4）正文

正文一般分為開頭、主體、結語三部分。

9廣場、游覽區(qū)、市場等一切公共場所（以下簡稱公共場所）和居民住宅院落，必須分別按照國家和本市市容環(huán)境衛(wèi)生、食品衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生等法律、法規(guī)、規(guī)章和本規(guī)定，清除蚊蠅孳生條件。

廁所、下水道口、垃圾站（桶、箱）、污物容器、雨水污水蓄積地等一切易于慈生和聚集蚊蠅的處所，必須分別采取沖洗、消毒、打掃、平整等衛(wèi)生措施，嚴防蚊蠅孳生、聚集，及時消滅蚊蠅和蚊蠅幼蟲。

食品生產經營廠店、飲食業(yè)攤商、單位內部食堂等一切易招蚊蠅聚集的場所，必須采取有效措施預防和消滅蚊蠅。

單位、居民住宅院落，必須經常保持院內公共衛(wèi)生和家庭衛(wèi)生，做到室外無蚊蠅孳生地，室內無蚊蠅。

近效農村集體經濟組織和農戶飼養(yǎng)禽畜，應搞好飼養(yǎng)場所及其周圍的環(huán)境衛(wèi)生，清除蚊蠅孳生條件。近郊菜區(qū)堆肥場，由鄉(xiāng)政府統(tǒng)一規(guī)劃設置垃圾處理場、糞庫、糞池等，應做好衛(wèi)生保潔工作，糞庫、糞池也應加蓋密封。在蚊蠅孳生季節(jié)，應經常噴灑高效低毒殺蟲藥。

二、違反本規(guī)定，造成蚊蠅孳生、招致蚊蠅聚集和發(fā)現(xiàn)蚊蠅不予消滅的，按以下規(guī)定予以處罰。

……

七、本規(guī)定自1990年9月1日起施行。主題詞：環(huán)衛(wèi) 法制 規(guī)定 命令

意見

（一）意見的寫作格式

意見是上級領導機關對下級機關部署工作，指導下級機關工作活動的原則、步驟和方法的一種文體。意見的指導性很強，有時是針對當時帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時是針對局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時間內發(fā)生效力。意見的格式包括：

（1）標題。標題必須把發(fā)文機關、事由、文種寫清楚。

（2）發(fā)文時間。一般以定稿時間為準。

（3）正文。

（二）意見的寫作范例 ××公司關于發(fā)展服務業(yè)的意見 ×發(fā)[19××]××號

隨著承包經營責任制的推行，我公司的生產、加工業(yè)有了很大發(fā)展，工業(yè)產值和利潤都比上年同期水平有所提高，廣大職工的生產積極性空前高漲，這是我公司發(fā)展的重要優(yōu)勢之一。但是，由于長期以來人們對服務業(yè)的認識不足，一些基層單位在調整產業(yè)結構時，甚至任意砍掉服務業(yè)，致使公司內部職工需辦的事情無人去辦，服務網點少、面窄，大量的待業(yè)青年得不到安置，公司的壓力很大。為了迅速改變這種局面，拓展就業(yè)門路，發(fā)揮服務業(yè)在我公司的重要作用，特制定如下意見：

3通報

（一）通報的寫作格式

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

通報由標題、文號、密級、主送單位、正文、發(fā)文機關和日期組成。

（1）標題

由發(fā)文機關、事由、文種或事由、文種構成。標題有兩種寫法:一是公文式標題；二是新聞式雙標題，多為正題加副題，也可是眉題加正題。如果內容有所專指，要寫明主送機關；普發(fā)性的通報則可不寫主送機關，或在正文中、發(fā)至范圍中注明。

（2）正文

包括原因、事項、處理意見、經驗教訓、要求及希望、號召等內容。

表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

①主要事實

表彰性通報突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

②分析指出事例的教育意義

表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。

③提出要求

內江市人民政府 一九九七年五月三十日

7事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等。

5、任免、聘用通知的寫法

一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

XX省人民政府辦公廳

關于加強農村電影發(fā)行放映工作的通知

各市、州人民政府，各地區(qū)行政公署，省級有關部門:

黨的十一屆三中全會以來，農民物質生活水平有了很大提高，但由于多方面的原因，近年來“農民看電影難”的問題十分突出。遵照中央關于“認真解決農村和老、少、邊地區(qū)人民群眾看電影難”的精神，經省政府同意，現(xiàn)就加強我省農村電影發(fā)行放映工作提出如下意見，請認真貫徹落實。

一、認清農村電影發(fā)展現(xiàn)狀和面臨的主要問題

黨和政府歷來十分重視發(fā)展農村電影，特別是黨的十一屆三中全會以來，全省農村電影發(fā)展很快，為豐富廣大農牧民的文化精神生活、治愚治窮發(fā)揮了重要的作用。但近幾年來，我省農村電影出現(xiàn)了大面積滑坡。1996年與1991年相比，農村電影放映員減少了84%，流通的拷貝下降了72.5%?？h級電影公司普遍冗員多、債務重、虧損面大、自我生存困難。

9方式取得電影放映費，實踐證明，單純靠市場力量難以將電影送下鄉(xiāng)。為滿足農牧民看電影的需要，電影放映費可以從公益金中列支，資金不足的，可由村民大會制定年電影放映計劃和籌費辦法，委托村行政組織實施。為了方便農民籌費，也可按市場價格以物（雞蛋、水果、大米、茶葉等）抵費。鄉(xiāng)（鎮(zhèn))、村集體經濟效益好的，也可由鄉(xiāng)(鎮(zhèn)）或村統(tǒng)一支付電影費。鼓勵和支持電影隊與鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、學校、富裕戶掛鉤，讓他們出資包場放映電影。鼓勵和支持農戶節(jié)慶日包場放電影。農村電影放映費，必須實行專款專用，不得挪作他用。農民看電影自籌費用由村民委員會統(tǒng)一管理，每年年終必須向村民張榜公布收支情況，結余留轉下繼續(xù)用于電影放映。

電影放映單位或個人每年同村簽訂放映合同，公布放映計劃，并嚴格履行合同，讓農民放心，保證農民按計劃看到電影。農村電影隊下鄉(xiāng)放電影不得增加農民負擔，運輸、生活費用自理，不得派勤、派飯。

四、增加財政投入，為農村電影注入必要的活動資金

省、市（地、州）、縣（市、區(qū)）財政應根據地方財力逐步建立農村電影事業(yè)發(fā)展專項經費，主要用于農村電影放映場地的維修、改造和設備更新。設立16毫米拷貝補貼專項經費。該項經費從全省發(fā)行單位發(fā)行35毫米電影拷貝的總收入中按3%的比例提取，?？钣糜谫徺I16毫米電影拷貝補貼。具體實施辦法由省文化廳制定。

五、穩(wěn)定農村電影放映隊伍

電影放映隊伍是黨和政府領導下的一支精神文明建設隊伍。電影放映隊可以鄉(xiāng)辦，也可以民辦，由縣電影公司供片，由鄉(xiāng)文化站管

會議紀要

（一）會議紀要的寫作格式

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。

會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型：(1)工作會議紀要。(2)協(xié)商交流性會議紀要。

會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

（1）標題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。

（2）文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

（3）正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

①在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

規(guī)范公文寫作 篇3

常用公文寫作規(guī)范格式

所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等。

第一章 公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。包括以下幾項內容：

1．文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

2．根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規(guī)定 性質的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關資料，進行調查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。

總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結構

在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1． 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。

在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復檢查，認真修改。

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

1． 關于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3． 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。

5． 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

第二章 幾種常用商務公文的編寫規(guī)范

一、請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。

（一）請示的特點

1、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而“請示”具有很強的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。

3、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。

4、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。

（二）請示的分類

根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示。

2、請求批準性請示。

3、請求批轉性請示。

（三）請示的結構、內容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。（1）． 標題（2號宋體，加粗，居中）。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》。

（2）． 受文領導（3號仿宋，頂格）。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。

2、正文（3號仿宋，首行縮入二格），其結構一般由開頭、主體、結語構成。cnsjbj.cn

（1）．請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”

（2）．主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

（3）．結語。另起一段，多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執(zhí)行”等語。

注意事項：一文一事；一個主送機關；逐級請示。

3、尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。

（四）請示應注意的問題

1、一文一事的原則。

2、材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。

3、理由充分，請示事項明確。

4、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

二、報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式?！皥蟾妗笔切姓闹械纳闲形姆N，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據?！跋虑樯线_”是制發(fā)報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

（一）報告的特點：

1、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

2、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執(zhí)行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發(fā)，其權威性依賴或附屬于批轉機關。

3、報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。

4、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。

（二）報告的種類

報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。

（三）報告的寫法

報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法：

1、匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

（1）．綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

（2）．專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

2、答復性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

3、呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。

4、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。

報告格式：（建議報告）

（四）《報告》寫作要點

1、標題（2號宋體，加粗，居中）：

制發(fā)機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。2． 受文領導（3號仿宋，頂格）。

3、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：（1）事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。（2）事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

4、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報告，請指示”等語。

注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

三、公告

公告是用于對企業(yè)內、外宣布重要事項的公文。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。公告的寫法

（一）、標題（2號宋體，加粗，居中）。

公告標題有三種：

1、完全標題，包括發(fā)文機關、事由、文種；

2、發(fā)文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；

3、有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。

（二）、正文（3號仿宋，首行縮入二格）：

正文一般由主旨與說明構成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用“特此公告”作為結語。

（三）、落款及日期

公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應標明發(fā)文地點。

四、會議紀要

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時“會議紀要”是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。

（一）會議紀要的寫法：

會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

1、首部（2號宋體，加粗，居中）。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。

2、正文（3號仿宋）。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。

（1）。前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。

（2）．主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

3、尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

（二）會議紀要的寫作格式和規(guī)范

1、會議紀要的寫作格式

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。

會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型：（1）工作會議紀要。（2）協(xié)商交流性會議紀要。

2、會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。（1）標題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。（2）文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

（3）正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

A.在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

B.主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。

3、結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。

五、電子公文

隨著網絡化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國內缺少實現(xiàn)網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實現(xiàn)無紙化。

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

（一）、收件單位/人

（二）、抄送單位/人

（三）、主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。

（四）、事項。公文的主要內容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

（五）、落款。署名及成文時間 遞交程序以遞交直屬領導為宜

六、通知格式：（指示性通知）

通知是下行文，要求下級機關辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項。

（一）、標題：制發(fā)機關＋事由＋通知。

（二）、正文：

1、通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。

2、通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

（三）、結尾：三種寫法：

1、意盡言止，不單寫結束語。

2、在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

3、再次明確主題的段落描寫。

七、規(guī)定格式：

《規(guī)定》寫作要點

規(guī)定是由機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。

（一）、標題：

地域＋內容＋文件種類（規(guī)定、管理辦法、細則、規(guī)則等）。

（二）、正文：

1、正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列?！皸l”是法規(guī)的基本單位。

2、“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。

3、根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。

八、字號規(guī)格 公文標題居中排一行或數(shù)行，公文標題用2號宋體。

正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印，紙邊距設置為上、下2.54cm,左、右為3.17 cm。

結構層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“

（一）”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”；第五層“A”；第六層“a”。

如果正文的內容通過“條”的形式表述，一般下排列對應為“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超過四層，即“1.1.1.1”。

在結構層次序號中，全文的編號應該統(tǒng)一，編號在每行的位置應保持一致。如果為了強調小標題可使用加粗字體以達到明顯的目的。

成文時間用漢字，“零”應寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整個蓋住，主要是為了防止篡改公文日期。

第三章 圖片示范

規(guī)范公文寫作 篇4

公文格式

公文格式——即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關系到公文的效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關（或機關用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

一、標題。“關于”要有，公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《關于延華集團董事局關于表彰1997先進工作者的通知》這一文件標題中，“延華集團董事局”是發(fā)文機關，“關于表彰1997先進工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。用3號仿宋體于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發(fā)人”對稱。其中，發(fā)文機關代字由發(fā)文機關所在行政區(qū)代字、發(fā)文機關代字和公文類別代字組成。發(fā)文與發(fā)文順序號都只能用阿拉伯數(shù)字，發(fā)文要用中括號“[ ]”而不能用圓括號“（）”，另外發(fā)文應標全稱，不能簡寫，例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發(fā)文序號分從1號起，按公文簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。標題位于紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體，居中排印。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名 1

號外，一般不用標點符號。

二、主送機關。上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用，即：第一層用“

一、”，第二層用“

（一）”，第三層用“1．”，第四層 用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“

1、”，即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下，第一層用“

一、”，第二層可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字體，均用3 號字。正文中只有一級小標題的，小標題用黑體字排??；有兩級小標題的，第一級小標題用黑體字排印，第二級小標題用楷體字排印；有多級小標題的，第一級小標題用小標宋體字排印，第二級小標題用黑體字排印，第*小標題用楷體字排印，第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字，有雙文種的（既復合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。

四、發(fā)文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準，經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。般位于末頁下端抄送機關或印制版記上方，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，主題詞詞目用3號小標宋體字，一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字，主題詞下方排印一條橫線。第一個詞是標準用語，省里通知有固定格式，最后一個詞是公文種類。七、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執(zhí)行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關名稱標注在印制版記上方，主

題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行，二行與冒號后對齊。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)

[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公

文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”

置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數(shù)字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用“附”，十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。

擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

十五、印章。除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應加蓋發(fā)文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。

十六、印制版記。由發(fā)文機關名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯數(shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。

十七、公文用紙格式 采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白邊（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼。為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調整行距、字距時，每頁既可減少1行，每行可減少1―2個字，也可每頁增加1―2行，每行增加1―2個字。公文要雙面印刷。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)字標注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文裝訂與公文排印一致，左側裝訂，不掉頁。

規(guī)范公文寫作 篇5

公文寫作基本要求之字詞規(guī)范標點正確

公文寫作基本要求之字詞規(guī)范標點正確

字的書寫要規(guī)范。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字，一切以國家語言文字工作委員會頒布的漢字簡化表為主。這就是公文的書寫規(guī)范。

詞，不要生造詞頭，注意正確運用現(xiàn)代高科技新術語；用書面語，不用口語；用現(xiàn)代漢語，除已通用的個別文言詞（如“其、之、者、所”、廣泛使用的成語之外，不要文白夾雜，故意簡古。這也是文風問題。重疊式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“開開心心”。

遣詞造句，也要規(guī)范。除“值此……之際”等已經通用的句式外，一般不用文言句式。重視“約定俗成”的習慣，不用“好好看”、“我緊張你”、“特科長”等世俗新語。

標點符號要使用正確。常用的16種標點符號，要以國家語言文字工作委員會所頒布的《標點符號用法》（自1996年6月1日起實施）為標準。

要做到字詞規(guī)范，標點正確，只有靠平時多讀、多寫、多留心、多查閱、多商量，多增加一點責任心。因為責任心才是寫作公文的'動力，正如激情是產生文學作品的動力一樣。此外，還要明確以什么為標準。

“我有一言應記取，文章得失不由天”（魯迅：《別諸第三首》）。廣大秘書工作者要樹立信心，勤學苦練，相信一定會在貫徹新《辦法》的實踐中寫出篇幅簡短、信息量大、有實用價值、提高行政效率的好公文。

規(guī)范公文寫作 篇6

工作報告多是指會議的主題報告，它是代表整個機關或組織回顧總結工作、分析研究形勢、部署工作任務時使用的一種文體，有的工作報告還需要提請會議代表進行審議批準。比如，大到黨的十八大報告、國務院總理的政府工作報告，小到一家國有企事業(yè)單位向職代會所作的工作報告等。

一個在文字工作崗位上人，到一定的時候就要接觸到工作報告的撰寫，但肯定不是一開始就能承擔的，需要有一定的基礎和能力之后，才能扛起這種大活，能夠參與工作報告的起草，往往是對一個人能力的認可。而且即使是承擔工作報告，一開始是參與部分寫作，打下手，到承擔主要任務，直至統(tǒng)稿主持，也是一個不斷進階的過程，能到這一步，基本就成了一個成熟的大手筆了，能力和水平會得到很大提升。所以，工作報告起草對人的鍛煉價值是很大的，別的稿子寫得再多，沒有經過這一坎，也還是有欠缺，所以說，不經此坎，難成大器。

工作報告的特點與難點

工作報告最大的特點是其綜合性?？梢哉f，工作報告是領導講話、工作總結、經驗介紹材料、工作方案等幾類公文形式的大綜合，其他幾類文種的要求，全部集中體現(xiàn)在對工作報告的要求中。比如，如果把工作報告中回顧工作的部分單獨拿出來，實際上就是一篇工作總結;把總結經驗的部分拿出來，實際上就是一篇經驗介紹材料;把布置工作的部分拿出來，就是一篇工作方案。因此，只要能寫好工作報告，寫好其他幾類公文便是水到渠成的事情了。

工作報告一般是代表班子，是集體作品，不是個人意見，所以從內容到程序上，都體現(xiàn)了集體性，使大家觀點的集納和提煉，往往要經過幾上幾下，是集體智慧的結晶。

工作報告以莊重平實準確為要，不應體現(xiàn)個人風格，不像講話那樣可以有強烈的個人色彩。但工作報告起草也要有創(chuàng)新意識，不拘泥于傳統(tǒng)的老套的提法，要有新的理念和新的思路，但對新的提法一定要仔細推敲琢磨，要站得住腳，經得起各方的追問和實踐的檢驗。

在各類公文材料中，工作報告是最難寫的，難的不是文字的表達技巧，而是難在三個方面：一是主題的提煉，是否能突出當前的工作重點，是否具有足夠的針對性和指導性，能夠引起大家的共鳴，能否解決當下最突出的問題;二是表達的切實性和準確性，即對工作成績的總結、工作部署和要求是否到位，是否符合實際，是否切實可行，是否兼顧到當前與長遠、總體與局部、上層與基層。這也是寫作時最需要注意的問題。三是全面與重點的平衡，工作報告的寫作，既要全面，又要有重點，有所側重，既要學會彈鋼琴，又要牽牛鼻子，注意把握好相關工作的協(xié)調與平衡問題，不可偏廢。

工作報告的三大支柱是：主題、結構、內容。

起草工作報告，都必然要經歷提煉主題和深化主題的過程。提煉主題，就是從蕪雜的現(xiàn)象中找出最有歸納性、最周延、指向明確的表述;深化主題，就是向縱深層次開掘擴展，由低向高、由淺入深、由粗到精，由殘缺到完整，最終確立文章的主旨。

主題是通過文本載體所表達出來的明確意圖、基本意見、主要觀點，是公文目的的具體體現(xiàn)。主題也叫中心思想、中心意思、主題思想、主旨，如果是議論性的文章，還可以叫做中心論點或基本論點。主題是統(tǒng)攝全篇文章的總綱，我們常說的傳達貫徹講話精神，其實就是指文件的主題。

(一)主題的重要性

主題是否明確，提煉得是否精準，內涵和外延是否有足夠的深度和廣度，直接關系到文稿的質量。

主題決定著材料的取舍。對于文稿中涉及到的某個事件、某個問題，通過各種方法途徑，我們往往能夠獲得十分豐富的事實材料和觀念材料。這些材料，有的深刻，有的膚淺;有的完整，有的散亂;有的清晰，有的模糊;有的典型，有的一般。那么，哪些材料應該選用，哪些應該舍棄?哪些材料詳用，哪些材料略用?這一切，都要根據主題的需要來作決定。

主題支配文稿的結構布局。表面看起來，主題是內容，結構是形式，但是二者有著極其緊密的聯(lián)系和內在統(tǒng)一性。例如，主題作為一個思想認識，它如果呈現(xiàn)縱向深入的形態(tài)，文章必然要安排成遞進式結構，否則無法很好地表現(xiàn)主題;它如果呈現(xiàn)橫向拓展的形態(tài)，文章必然要安排成橫式結構，否則也不可能有效表達主題。

主題制約著文稿的表達方式。上一章已經講過，公文寫作的表達方式，主要用到敘述、議論和說明，擺事實用敘述，講道理用議論，作解說用說明。這些表達方式，實質上都是表現(xiàn)主題的手段。擺事實是用客觀存在的事物證明主題;講道理是用判斷、推理的方式來揭示規(guī)律;作解說是用科學知識來證明主題的正確性。一個特定的主題，必然要求有相應的表達方式來表現(xiàn)。

主題影響著文章的遣詞造句。古人有言授于意的說法，意思是語言的運用要由思想內容來決定。一方面，思想要以語言的方式存在，沒有詞匯，就沒有概念，沒有語句，就沒有判斷和推理。另一方面，語言是思想的直接現(xiàn)實，是思想的物質外殼，有什么樣的思想，也就必須用與之相應的語言來傳達。

A(二)工作報告主題的要求

正確是對文稿主題的基本要求。所謂正確，就是符合客觀世界的真實情況和客觀規(guī)律，能夠肯定先進，否定錯誤，把握現(xiàn)實，預測趨勢。深刻是對文稿主題的高標準要求。文稿的主題不能停留在表面現(xiàn)象的判斷上，而應該揭示事物的內在本質，反映事物的內部規(guī)律。應該站得高、看得遠，見人之所未見，發(fā)人之所未發(fā)。

在以上兩點要求的基礎上，對主題最重要的要求就是明。這里所謂的明，有三層意思。

一是一篇文稿只能有一個主題。這是構思主題時容易忽視的，因此必須牢記。一個主題或者一個中心論點下，可以有分論點，可以形成不同層次的組合結構，但絕不能有兩個以上并立的主題，所謂意多亂文，船老大多了要翻船，就是這個意思。如果的確需要在一篇文章中表達兩個或三個論點，那么，必須進一步地提煉概括，把這兩個或三個論點放在另一個中心論點的統(tǒng)領之下?？傊?，主題必須明確，一篇文稿只能有一個主題。

二是構思上要鮮明地突出主題。構思主題時要做到：思路必須清晰，主旨必須單純，議題必須集中，態(tài)度必須鮮明。有了鮮明的主題，文章就緊湊而鮮亮，沒有鮮明的主題，文章就散亂而黯淡。構思主題時來不得半點含糊和模棱兩可，否則就容易在動筆時出現(xiàn)跑題。主題鮮明是文稿結構清晰、論證翔實的基礎。主題越突出，思想性就越強，文稿的生命力就越強。比如，魏巍的《誰是最可愛的人》寫到，誰是我們最可愛的人呢?我們的部隊，我們的戰(zhàn)士，我感到他們是最可愛的人。作者用直抒胸臆的方式鮮明地表達了文章主題，感動了幾代中國人。再比如，某國有大型企業(yè)在召開海外業(yè)務座談會時，其會議講話稿的標題就是創(chuàng)新管理，突出效益，實現(xiàn)公司海外業(yè)務發(fā)展的新跨越，就一句話，緊扣會議內容，清晰、鮮明、簡要地表明這次會議的主題。

三是語言上要直陳主題。公文不能像詩歌一樣，遣詞造句追求含蓄之美。也不能過分地追求語言辭藻，忽視了主題。一般不用可能、也許、大概等詞匯。從邏輯上說，一般用實然和必然判斷，而不能用或然判斷。比如加大項目開發(fā)力度可能是我公司提高市場競爭力的良好途徑，可能二字就帶來的問題：到底搞項目開發(fā)是不是提高競爭力的良好途徑呢?執(zhí)行單位到底要不要加大項目開發(fā)力度呢?一句話的主旨不明確，尚且給工作造成這么多困惑，何況是整篇公文的主題表述不清呢?因此，公文在表述主題時，講究直截了當?shù)攸c明，不隱藏、不含蓄、不寓托、不渲染。提出的意見或觀點明確而肯定，提倡什么，反對什么，應該怎么做，不準怎么做，都要描述清楚，明明白白。

規(guī)范公文寫作 篇7

規(guī)范性公文是以強制力推行的用以規(guī)范各種行為規(guī)范的文件。

一、規(guī)范性公文的結構

(一)總體結構

規(guī)范性公文一般均包括：文件標題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題(必要時還有節(jié)題)、正文。

1.文件標題一般由事由(問題)、文種兩部分組成。事由應確切而概括地反映文件的主要內容，指明被規(guī)范的對象，如《行政法規(guī)制定程序暫行條例》。必要時還應在事由前面加上介詞“關于”“對”等，如《關于國家行政機關和企業(yè)、事業(yè)單位印章的規(guī)定》。文種應直接接續(xù)在事由后面標出，必要時在其前后加限定詞“暫行”“試行”“實施”“補充”“若干”等，如其加在文種之后，應寫作“××部公文處理辦法(試行)”。在特別需要表明和強調文件權威性的情況下，標題中也可標明作者，如《國務院關于省、市、自治區(qū)排列順序的規(guī)定》。

2.發(fā)布或通過或批準的日期即公文經權威性機構或組織審議通過或批準生效的時間，需將這一時間標注在標題之下并用圓括號括入，可標作“(××××年 ×月×日)”“(××××××××年×月X日發(fā)布)”或“(× ××大會×××年×月×日通過)”等。

3.章題即文件需劃分為若干章表述時，每一章的標題、章題必須確切概括反映章內的內容。

4.正文即文件的主體部分，規(guī)范的具體內容均在此表達。

(二)正文的結構

規(guī)范性公文的正文一般均有：制定目的、制定依據、適用范圍、有關定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關說明等。

1.制定目的。就是指制發(fā)文件者的動機及所要實現(xiàn)的結果。

2.制定依據。就是指制發(fā)文件的前提條件與根據。

3.適用范圍。就是對文件有效適用對象范圍的規(guī)定，表明文件對何種人及事物具備有效的約束力。

4.有關定義。就是指對文件中根據實際需要而創(chuàng)設或使用的有關名詞術語含義的規(guī)定。

5.主管部門。即對文件的執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行負有直接和主要責任的機構或組織。

6.具體規(guī)范。即文件的主體內容，明確規(guī)定支持、保持、發(fā)展什么，限制、禁止和取締什么，規(guī)定機關團體和其他社會組織與有關人員的作為和不作為。

7.獎懲辦法。即有關獎勵與懲罰的具體方式、程序、措施的規(guī)定，必要時還包括對申訴程序和機構作出的規(guī)定。

二、規(guī)范性公文的寫作要求

1.維護文件的高度一致性

規(guī)范性公文的內容與形式必須與法律、其他法規(guī)、規(guī)章以及黨的方針政策、上級機關與同級機關

的有關規(guī)定保持一致;與自己制定的并尚有執(zhí)行效用的其他有關規(guī)定保持促進一致;與制定機關的職

權相一致;本文件的上下文之間，對同一概念的表述詞語相互一致。

2.維護文件的高度嚴密性

嚴密性指文件結構與語言表達具有周密嚴謹有效的特點。

3.維護文件的條理性

規(guī)范性公文的層次分明、理序順暢、分類合理、主題突出、排列合理有序，只有維護條理性，才能保持各部分內容的系統(tǒng)性與連貫性，避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。

4.維護文件的簡明性

規(guī)范性公文必須明確周詳，便于理解、記憶和執(zhí)行。以說明的表達方式為主，不作詳盡的列舉和解釋。文字盡量簡潔精確、高度概括、言簡意明。

5.維護文件的穩(wěn)定性

規(guī)范性公文一經公布生效就應在一定時期內都具有可行性，不能朝令夕改，變化無常，為維護這種穩(wěn)定性，在寫作前應作充分的調查研究，發(fā)揚民主，廣泛吸取各方面的意見和建議。

6.維護文件的連續(xù)性

規(guī)范性公文之間具有必要的連續(xù)關系，為維護這種連續(xù)性應在新文件中廣泛收集與查閱有關文件并認真進行分析對照。

規(guī)范公文寫作 篇8

公 文 寫 作 規(guī) 定

一、公文寫作排版

（一）標題：正文標題用宋體字2號，遇標題過長需換行可按“長、短、長”或“正（倒）寶塔形”排版；一級標題“

一、”用黑體字3號；二級標題“

（一）”用仿宋體字小3號加粗；三級標題“1．”、四級標題“（１）”均用仿宋體字4號加粗。

（二）正文：仿宋體字4號（行距為固定值24.5磅）。

二、公文寫作格式

（一）眉首：一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、會簽人等要素組成。

1．主體：一般由標題、主送機關、正文、附件說明、成文時間、印章、附注等要素組成。

（１）公文標題：應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號或特定詞用引號外，一般不用標點符號，停頓用空格符或換行。（２）主送機關：是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；應按其性質、級別和有關規(guī)定或慣例依次排列，同性質或級別的機關之間用頓號，不同性質或級別的機關之間用逗號，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用仿宋體字4號，回行時仍頂格。

（3）正文：是公文的主體部分。正文內容要求準確地傳達、貫徹黨和國家的有關方針政策精神，完整地表達公文制發(fā)單位的意圖、意見和要求。正文一般置主送機關下一行，每自然段空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件：是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的材料（包括圖表）。公文如有附件應作附件說明，即在正文下空1行左空2字用仿宋體字4號標識“附件”，后標全角冒號和名稱；附件如有序號

使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件:1.××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應在公文成文日期之后另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號（如“附件1”）。附件的序號和名稱應與正文之下的附件說明一致。

（5）成文時間：以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。行政機關公文成文日期用漢字年、月、日標全，“零”寫為“〇”；單一機關制發(fā)的公文在落款處不置發(fā)文機關名稱，只標識成文時間；成文時間置正文右下方，右空4字。

（6）印章：指正文末尾加蓋的發(fā)文機關印章或領導同志簽名章，是發(fā)文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。

（7）附注：一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項等情況的說明，公文如有附注用仿宋體字4號，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。

2．版記：一般由主題詞、抄送機關，印發(fā)機關、時間、份數(shù)和版記反線等要素組成。版記應置于公文最后一頁（封四，亦稱封底），版記的最后一個要素置于最后一行。

（1）主題詞：是反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。上行文應當按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用標宋體字3號；詞目之間空1字。主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，最多不超過5個。

（2）抄送機關：是指除主送機關之外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（3）印發(fā)機關和印發(fā)時間：印發(fā)機關多數(shù)不以行文機關名稱出現(xiàn)，而只用機關辦公室名稱，位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，用仿宋體字4號。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用4號阿拉伯數(shù)碼標

識。

（4）印發(fā)份數(shù)：置印發(fā)時間之下，右空3字，用仿宋體字4號和阿拉伯數(shù)碼標識。

（5）版記中主題詞、抄送機關，印發(fā)機關、時間等要素之下分別加一條反線，寬度同版心。

二〇一二年四月

規(guī)范公文寫作 篇9

【含義】

通知，是運用廣泛的知照性公文。用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理某項事務等。通知，一般由標題、主送單位(受文對象)、正文、落款四部分組成。

【分類】

根據適用范圍的不同，可以分為六大類：

1.發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內規(guī)章制度。

2.批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。

3.轉發(fā)性通知：用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬的機關的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。

4.指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。

5.任免性通知：用于任免和聘用干部。

6.事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。

【使用范圍】

通知的應用極為廣泛。下達指示、布置工作、傳達有關事項、傳達領導意見、任免干部、決定具體問題，都可以用通知。上級機關對下級機關可以用通知;平行機關之間有時也可以用通知。

【寫作要求】

(一)通知標題和主送機關

1.通知的標題

通知的標題一般采用公文標題的常規(guī)寫法，由發(fā)文機關+主要內容+文種組成。如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國(境)旅游的通知》。也可以省略發(fā)文機關，由主要內容+文種組成標題。如《關于印發(fā)〈規(guī)范國有土地租賃若干意見〉的通知》(國土資發(fā)〔1999〕222號)。

發(fā)布規(guī)章的'通知，所發(fā)布的規(guī)章名稱要出現(xiàn)在標題的主要內容部分，并使用書名號。批轉和轉發(fā)文件的公文，所轉發(fā)的文件內容要出現(xiàn)在標題中，但不一定使用書名號。如《國務院辦公廳轉發(fā)教育部等部門關于進一步加快高等學校后勤社會化改革意見的通知》。

2.通知的主送機關

通知的發(fā)文對象比較廣泛，因此，主送機關較多，要注意主送機關排列的規(guī)范性。如人事部《關于解除國家公務員行政處分有關問題的通知》的主送機關：各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動)廳(局)、監(jiān)察廳(局);國務院各部委、各直屬機構人事(干部)部門、監(jiān)察局(室);

由于級別、名稱不同，主送機關的稱法和排列非常復雜，這個序列顯然是經過深思熟慮后確定下來的。

(二)通知的正文

1.通知緣由

發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關背景、根據、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如《國務院關于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問題的通知》，采用了根據與目的相結合的開頭方式;《國務院辦公廳關于成立國家信息工作領導小組的通知》，采用的是以“為了”領起的“目的式”開頭方式。

批轉、轉發(fā)文件的通知，根據情況，可以在開頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達轉發(fā)對象和轉發(fā)決定為開頭，無需說明緣由。

發(fā)布規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無明顯的開頭部分，一般也不交代緣由。

2.通知事項

這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關系之后職權的變動等。

3.執(zhí)行要求

發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執(zhí)行的有關要求。如無必要，可以沒有這一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結尾部分。

規(guī)范公文寫作 篇10

根據近幾年的公務員考試考情，申論考試對于貫徹執(zhí)行能力的考察越來越靈活。所以除去那些比較靈活的應用文之外，大家先要知道常規(guī)應用文、公文都是哪些。比如倡議書、宣傳稿、講話稿、建議、一封信等等，這些公文、應用文也常常是在機關單位、或者日常生活中大家耳熟能詳?shù)囊恍┪姆N。

這些常規(guī)文種，雖然在題干中有著不同的作答要求，但是所有的公文與應用文都是萬變不離其宗。它的正文部分總體來說都分為三個部分，它們分別是：發(fā)文事由、發(fā)文事項、結束語。接下來，小編為大家整理了一些公文寫作放法，希望可以幫助大家。

(一)發(fā)文事由

發(fā)文事由是指書寫公文或者應用文的目的、背景、根據。一般來說發(fā)文事由可以寫成兩種情況。一種為上級精神，一種為現(xiàn)狀分析。例如：題干要求我們寫一篇《關于推進養(yǎng)老工作的建議》，若在材料中出現(xiàn)了政策文件，上級精神要求推進養(yǎng)老工作，這時我們的發(fā)文事由就可以把該政策文件摘抄出來;若材料中沒有上級精神，而是在敘述現(xiàn)狀，例如：題干要求我們寫一篇《節(jié)水宣傳材料》，在材料中描述的都是我國水資源遭到大肆污染、嚴重浪費等現(xiàn)狀，這時我們便可以歸納概括材料中關于水資源的現(xiàn)狀作為這篇公文的發(fā)文事由。而且要將這些上級精神或者現(xiàn)狀連接起來，可以用根據式開頭或者目的式開頭來書寫。根據式開頭是指用“經”、“根據”、或者“依據”等詞語連接;目的式開頭是用“為”或者“為了”詞語連接。當然，上級精神與現(xiàn)狀分析可以同時存在，這還要視材料而定。

(二)發(fā)文事項

發(fā)文事項的書寫主要根據文種來斷定。若是一篇倡議書，其發(fā)文事項便是倡議的事項，也就是對策措施。例如：寫一篇《關于文明出游的倡議書》，這時候發(fā)文事項便是向游客發(fā)出的文明倡議，也是提對策，如：愛護文物，杜絕亂刻亂畫。等等;若是一篇整改通知書，其發(fā)文事項是整改事項，例如讓某些“高污染、高耗能”企業(yè)進行整改，這時事項中就要寫讓企業(yè)如何整頓、改進;若是一份會議通知其發(fā)文事項便是通知事項，即會議的時間、地點、內容、與會人員及注意事項等。

(三)結束語

一般來說，公文、應用文可以不另作結尾，直接結束即可。但有一些文種比較特殊，需要結束語。例如：倡議書，其結束語便是發(fā)出希望號召;還有通知，其結束語通常為“特此通知”;函，若是邀請函，便是“敬請您的光臨”，若是復函，結束語便是“特此函復”，若是詢問函，結束語是“特此函詢”。

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