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政務服務中心公文寫作(系列二篇)

發(fā)布時間:2025-03-11

政務服務中心公文寫作 篇1

一、按形成和使用的公務活動領域劃分

1.通用公文是各級各類機關、團體、企事業(yè)單位,在公務活動中普遍使用的公文。

2.專用公文指一定的專門業(yè)務機關、部門、組織在業(yè)務工作范圍內(nèi),因特殊需要專門使用的行業(yè)、專業(yè)、部門公文,例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。

二、按公文的來源劃分

1.對外文件簡稱發(fā)文指本單位向外單位發(fā)出的文件。

2.收來文件簡稱收文,指由外單位發(fā)送來本單位的文件。

3.內(nèi)部文件限于單位內(nèi)部制發(fā)、運行和使用的文件。

三、按公文的行文關系和行文方向劃分

1.上行文指下級機關、單位向隸屬的上級領導機關和單位報送的公文。

2.平行文指同級或者不相隸屬的機關單位之間的行文。

3.下行文指上級領導機關單位對所屬的下級機關單位的'行文。

四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分

從公文內(nèi)容涉及秘密的程度,以及對公文規(guī)定的閱讀范圍,可將公文劃分為:[88教案網(wǎng) Jab88.coM]

1.絕密文件指內(nèi)容涉及國家核心秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。

2.機密文件指內(nèi)容涉及國家重要秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。

3.秘密文件指內(nèi)容涉及國家一般秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。

政務服務中心公文寫作 篇2

一、公文概述

什么是公文?公文是公務文書的簡稱,它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業(yè)、事業(yè)、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經(jīng)濟活動等公務活動中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

寫作公文不能離開政策和法律,必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平,才能不斷提高辦文質(zhì)量,使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

根據(jù)國務院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定,我國現(xiàn)行的國家行政機關公文分12類13種:①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 函; 12 會議紀要。 根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定,我國現(xiàn)行的各級黨的機關公文有14種:①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批復; 11 條例; 12 規(guī)定; 13 函; 14 會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發(fā)的依據(jù),同時也成為企事業(yè)單位、社會團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當然一些專職機關,如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括:①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

二、公文的格式與要素

公文具有規(guī)定的格式,公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性,并且便于公文的處理,提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括:

(一)發(fā)文機關(版頭)

發(fā)文機關即公文的作者,發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文,各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關聯(lián)合行文,應將主辦機關排列在前。

版頭是發(fā)文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種:

1、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成,以大字套紅居中,印在文件首頁上端,俗稱“大版頭”。例如,“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

2、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱,俗稱“小版頭”。例如,“浙江省人民政府(通知)”、“xx市教育委員會(函)”。

3、印有發(fā)文機關全稱的公函紙,作為版頭。

至于幾個機關聯(lián)合行文的,可用公文主辦機關一家版頭,也可用所有聯(lián)合行文機關的版頭。

(二)公文份號 〖ht公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號,位于版頭左上角,用阿拉伯數(shù)字標識,用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

(三)秘密等級 〖ht公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種,由發(fā)文機關依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定,標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”,“”前標密級,后標保密期限。沒有標上保密期限的,絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、xx年認定。

(四)緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種,標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

(五)發(fā)文字號 〖ht發(fā)文字號是指發(fā)文機關編制的公文代號,簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發(fā)的第12號文件,發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處,用公函紙制發(fā)的,位于標題右上側。幾個機關聯(lián)合發(fā)文,一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發(fā)布的公文,由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況:一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關的請示、報告,必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況,簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側:“簽發(fā)人:xxx”。為使公文顯得對稱,發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的,必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。

(七)標題

公文標題位于版頭下面居中的位置,通常在版頭與標題之間,用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭,標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如,《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》,這里“國務院”是發(fā)文機關;“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結構。

擬寫公文標題時,應特別注意以下幾點:

1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題,一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關于部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題,應杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊,如“關于”的“關于”,“通知”的“通知”。同時應注意,除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外,均不對原標題加書名號。

2、事由應簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如,某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理,應予廢止的共有幾十件,發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全部列為事由,顯然不可能,即使僅寫一個,后加“等”字,也嫌過長,但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”,就顯得既明確又簡潔。

3、在擬寫標題時,一定要準確選定和標明文種,不能自造文種。

4、標題排列要對稱、美觀,除字數(shù)較少的一行字標題外,兩行以上的可排成寶塔形,也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時,不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

5、公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外,一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的,可用空格或換行的方式表述。例如:

國務院關于依靠科技振興農(nóng)業(yè)

(八)主送機關

加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

主送機關是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外,公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意:

1、政府各部門應根據(jù)本級政府授權和職權規(guī)定,方可對下一級人民政府直接行文。

2、請示的公文,應堅持主送一個機關的.原則,不能多頭主送;除特殊情況外,不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示,應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關和抄送機關,由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導者個人。

3、批復下級請示,只能主送原請示機關(單位),對相關機關(單位),用抄送。

4、普發(fā)公文,主送機關應寫規(guī)范化統(tǒng)稱,如xx省人民政府普發(fā)文件,主送機關寫為“各市、縣人民政府,各地區(qū)行政公署,省政府直屬各單位”。

(九)正文

正文是公文的主體,是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關之后,提行空兩格書寫。(寫法見后)

(十)附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料,用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

(十一)印章

印章是機關權力的象征。公文加印,是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處,上不壓正文,下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文,由主報機關加蓋印章,但在首頁要注明會簽機關的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文,都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文,前具職務,后蓋簽名章。 黨的文件,有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

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(十二)成文時間

一般就是公文的簽發(fā)日期,標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時間,以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)時間為準。會議討論通過的公文,應以會議通過的日期為準,并寫上會議名稱及屆次,以圓括號括入,標注于公文標題之下。

(十三)附注 〖ht附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語,或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容,標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定,還應用六角括號括入,如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。

(十四)主題詞 〖ht主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成,以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表,是為準確選用表中的詞目提供方便,防止隨意性。上報的公文,應標注上級機關公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個,一般不超過七個。例如,《國務院關于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文,主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出,主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別,要有層次性,并且不要與標題混同。

(十五)抄送機關

民工抄送機關是指雖然不主辦,但應該了解這件公文內(nèi)容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。

(十六)印發(fā)機關和時間

印發(fā)機關,為發(fā)文機關的辦公部門;印發(fā)時間,一般為印刷時間,放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定,合理安排,以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn),格式要素和編排更為嚴格規(guī)范,同時還將新增一些格式構成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求:

(一)符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章,符合黨和國家的方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,就要切實可行,并需另紙加以說明。

(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字精練,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。時間應寫具體的年月日,如“1994年”不能寫成“94年”。

(四)公文中的數(shù)字,在堅持同一公文中保持數(shù)字使用前后一致的前提下,除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,都要使用阿拉伯數(shù)字。

(五)結構層次序數(shù),依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

(六)公文中應使用國家法定計量單位。

(七)引用公文,應先引標題,后引發(fā)文字號,并加圓括號。

(八)用詞準確、規(guī)范。使用簡稱時,一般應先用全稱,并注明簡稱。

(九)請示的公文應一文一事,報告中不得夾帶請示事項。

公文正文的寫法主要有兩條: 第一、通過敘述、說理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種,公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實,說理是講道理,目的(或結論)是指要求對方做的事,或是對某一事項所作的結論。應該通過敘述,說理表明目的。具體來說:

(一)向上級機關寫請示性的公文,一般先敘述情況,再提自己的看法,最后提出要求,請上級機關審批。

(二)寫陳述性的公文,一般是先陳述情況,再寫做法,最后請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。

(三)向平級機關寫商洽性的公文,常常是先提出因為什么事情,再根據(jù)什么規(guī)定,最后請示協(xié)助解決所要解決的問題。

(四)向下級機關發(fā)布指示性的公文,通常是先寫根據(jù)什么情況,再提應該怎樣解決,最后提出具體辦法,要求下級貫徹執(zhí)行。

(五)寫復文(對下級請示的公文的批復),一般先根據(jù)來文所要求解決的事項,再寫明審核的意見,最后要求下級按批復執(zhí)行。

通過敘事、說理來表明目的,就是要深入調(diào)查,真正掌握情況,進行分析、研究,使理由充足、觀點正確,提出的目的既考慮到實際的需要,也考慮到可能性。因此,材料必須真實可靠,論據(jù)確鑿,說理符合政策、方針,又有的放矢,實事求是。這樣,公文的目的就既明確又具體。

第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

簡明,是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外,采取的是一文一事制。寫作時,應反復地、認真地壓縮文字,去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時,公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則,力求通俗,能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法,還要正確地使用標點符號。 確切,是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則,運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內(nèi)容的正確性,也不忽視形式的準確性。從內(nèi)容到形式,從篇章結構到用詞造句,都要與主題高度均衡、統(tǒng)一。

條理清楚,是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長的公文,均應開門見山,首先提出要點,即于開端處,先用極簡要文句,說明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”,亦即中國古人所謂“立片言以居要,乃一篇之警策”),喚起閱者注意,使閱者腦子里先得一個總概念,不得不繼續(xù)看下去。然后,再作必要的解釋。長的公文分為幾段時,每段亦應采取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時,必須注意條理,分清層次,以數(shù)目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張,條理分明。

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